Berlin'de ofis taşımayı planlama rehberi

Ofis taşınmasında dikkat edilmesi gerekenler

Ofis taşınmasında en önemli üç şey erken bir zaman planı, sorumlu bir kişi ve neyin taşınacağını gösteren net bir envanterdir.

Ev taşımadan farklı olarak, ofis taşınırken işlerin çoğu devam eder. Müşteriler size ulaşabilmeli, çalışanlar çalışma yerlerini kullanabilmeli; evraklar da yanlış ellere geçmemelidir.

• Envanter: Hangi mobilya, cihaz ve dosyalar taşınacak, hangileri atılacak, hangileri kalacak?
• Yeni ofis: Her çalışma yeri için numaralı yerleşim planı; asansör, kapı ve merdiven ölçüleri.
• Sorumluluklar: Kim karar verir, kim paketler, BT ve telefonla kim ilgilenir?
• Süreler: Kira sözleşmesi, eski ofisin teslimi, bina yönetimi ve hizmet sağlayıcılarla randevular.
• İletişim: Çalışanları, müşterileri ve tedarikçileri zamanında bilgilendirin.

Ofisi taşımadan önce yapılması gerekenler

Ofis taşıması için yaklaşık üç ay önceden başlamak, teklifi, bina yönetimini, BT'yi ve çalışanları zamanında sürece katmanızı sağlar.

1. 13 ay önce: Taşınma koordinatörünü belirleyin, envanter çıkarın, teklif isteyin, yeni ofisin yerleşim planını hazırlayın.
2. 26 hafta önce: Tarihi kesinleştirin, bina yönetimlerini bilgilendirin, BT ve telefon taşımasını hizmet sağlayıcılarınızla planlayın, eski mobilyaların atılmasını planlayın.
3. 32 hafta önce: Kolileri dağıtın, etiketleme sistemini anlatın, asansörü ve araç girişini ayırtın, müşterileri ve tedarikçileri yeni adresten haberdar edin.
4. 41 hafta önce: Arşivi ve az kullanılan dosyaları paketleyin, veri yedeği alın, iki binanın anahtar ve giriş kartlarını netleştirin.
5. 5Taşınma günü: Yerinde bir sorumlu, her kapıda yerleşim planı; biz söker, yükler, taşır ve plana göre yeniden kurarız.
6. 6Sonrası: Çalışma yerlerini kontrol edin, açık kalan işleri toplayın, adresi her yerde güncelleyin, eski ofisi teslim edin.

Bilgilerinizden sonra belirsiz bir nokta kalırsa ofisi önceden yerinde inceleriz.

Hassas ve gizli dokümanlar nasıl taşınır

Gizli dosyaları en iyisi kendiniz paketleyip kapatmanız, bir liste tutmanız ve kolileri kimin ne zaman teslim aldığını kayda geçirmenizdir.

Personel dosyaları, sözleşmeler, muhasebe ya da hasta ve müvekkil belgeleri çoğu zaman kişisel veri içerir. Bu verilerin korunmasından taşınma sırasında da şirketiniz sorumludur (Avrupa veri koruma yönetmeliği, DSGVO). Bu yüzden neyin gerektiğini önceden veri koruma sorumlunuzla netleştirin. Şu önlemler kendini kanıtlamıştır:

• Gizli belgeleri ayrı, belirgin şekilde işaretlenmiş kolilere koyun; dışına içerik yazmayın.
• Kilitlenebilir veya mühürlenebilir koli ya da kutular kullanın ve bunları kendiniz kapatın.
• Liste tutun: koli numarası, bölüm, adet; boşaltırken tek tek işaretleyin.
• Anahtarları, giriş kartlarını ve dolap anahtarlarını kontrollü verin ve geri alın.
• Özellikle hassas olanları şahsen teslim edin veya kendiniz taşıyın.
• Gizli kolileri diğer eşyalarla karıştırmayın, birlikte yükletin.
• Taşınma günü yerinde hangi kişilerin bulunacağını yazılı olarak teyit ettirin.

BT ekipmanı ve çalışma yerleri

Bilgisayar, sunucu ve ağ sistemlerini kimin söküp taşıyacağını ve yeniden bağlayacağını BT hizmet sağlayıcınızla önceden netleştirin. Yeni ofiste ekipmanların hangi sırayla kurulacağını da birlikte planlayın.

Yeni ofisteki ilk gün her şeyin çalışması için sizin veya BT ekibinizin önceden yapabileceği birkaç basit adım vardır:

• Tam bir veri yedeği alın ve geri yüklenebildiğini test edin.
• Herhangi bir kabloyu çıkarmadan önce her çalışma yerindeki bağlantıların fotoğrafını çekin.
• Cihazları, kabloları ve adaptörleri çalışma yeri numarasıyla etiketleyip birlikte paketleyin.
• Monitörleri ve dizüstü bilgisayarları korumalı ayrı kolilere, küçük parçaları etiketli poşetlere koyun.
• Yeni adreste internet ve telefon hattını erkenden sipariş edin ki taşınma gününe hazır olsun.
• Yerleşim planında her çalışma yerine hangi cihazların ait olduğunu not edin.

Ofis mobilyalarının sökümü, taşınması ve kurulumu

Masaları, dolapları ve rafları söker, korumalı şekilde taşır ve yeni ofiste yerleşim planınıza göre yeniden kurarız.

Taşıma ekibimiz ofis mobilyalarını söker ve yeni ofiste yeniden kurar.

Her mobilyanın doğru odaya gitmesi için sizin numaralandırmanızla çalışırız: Eski yerinde 2.14 numarasını taşıyan masa, yeni ofiste planda 2.14 yazan yere konur.

• Dolapları ve çekmeceli dolapları önceden boşaltın; anahtarları çıkarıp etiketleyin.
• Taşınmayacak mobilyaları belirgin şekilde işaretleyin.
• Çalışma yeri numaralarını gösteren yerleşim planını iki adrese de asın.
• Lambaları söker, yeniden asar ve yalnızca fişe takarak bağlarız; sabit elektrik bağlantısını yetkili bir elektrikçi yapar.

Ofis, toplantı ve telefon kabinleri

Ses yalıtımlı ofis, toplantı ve telefon kabinlerini söker, parçalar halinde taşır ve yeni ofiste yeniden kurarız.

Kabinler ağır duvar, cam ve tavan panellerinden oluşur; bunlar işaretlenir, korunur ve dik yüklenir. İşin kapsamını tahmin edebilmemiz için model, dış ölçüler, fotoğraflar ve mümkünse montaj kılavuzu gerekir. Ayrıca yeni ofisteki asansör ve koridorların en büyük parça için yeterli olup olmadığını kontrol edin.

Kabinlerin söküm ve kurulumu mesai saatleri dışında da yapılabilir.

• Sürecin tamamı: Ofis ve telefon kabini taşıma.
• Okumak isterseniz: Ofis kabini taşıma rehberi.

İş kesintisini en aza indirmek

Taşınmayı aşamalara bölerseniz, en önemli çalışma yerlerini önce kurarsanız ve müşterileri önceden bilgilendirirseniz kesinti kısa kalır.

• Bütün ofisi tek günde değil, bölüm bölüm taşıyın.
• Arşivi ve az kullanılan mobilyaları önceden taşıtın.
• Taşınma süresi için telefon yönlendirmesi ve otomatik e-posta yanıtı ayarlayın.
• BT ile geçiş için bir zaman aralığı belirleyin ve bir yedek çalışma yeri planlayın.
• Yılın sakin bir dönemini seçin; örneğin kapanış veya fuar dönemlerinin dışını.

Taşınma tarihini teklif aşamasında sizinle birlikte belirleriz.

Ofis, toplantı ve telefon kabinleri için: söküm ve kurulum mesai saatleri dışında da yapılabilir.

Park yasağı, araç girişi ve asansör rezervasyonu

Araç girişini, yükleme alanını ve asansörü iki binanın yönetimiyle erkenden netleştirin ve binaların önünde geçici park yasağı (Halteverbotszone) gerekip gerekmediğini kontrol edin.

Berlin'in pek çok sokağında kamyon aksi halde girişe yakın yer bulamaz. Geçici park yasağı zamanında yetkili ilçe belediyesine (Bezirksamt) başvurularak alınmalıdır; kurallar ilçeden ilçeye değişir.

Geçici park yasağı hizmetlerimiz arasındadır; ilgili ilçede başvurunun nasıl yapılacağını teklif aşamasında netleştiririz.

• Taşınma günü için asansörü ayırtın, iç ölçülerini ve taşıma kapasitesini öğrenin.
• Yükleme alanını, avlu girişini veya otoparkı ve bunların geçiş yüksekliğini netleştirin.
• Zemin, duvar ve asansör kabinini bina yönetiminin talimatına göre korumaya aldırın.
• İki binanın giriş kartlarını ve anahtarlarını hazır bulundurun.

Adres değişiklikleri: kimlere bildirmeniz gerekir

Ofis adresiniz değiştiğinde yeni adresinizi şirketinizin kayıtlı olduğu kurumlara ve müşterilerinizin sizi bulduğu her yere bildirin.

• Resmî kurumlar: Esnaf kaydı değişikliği (Gewerbeummeldung, Gewerbeamt), vergi dairesi (Finanzamt); ticaret siciline kayıtlı firmalar yeni adresi ticaret siciline (Handelsregister) bildirir.
• İnternet: Web sitesindeki künye (Impressum), Google işletme profili, sektör rehberleri, sosyal medya profilleri.
• Basılı malzeme: Antetli kâğıt, kartvizit, fatura şablonları, kaşe, e-posta imzaları.
• İş ortakları: Müşteriler, tedarikçiler, banka, sigortalar, mali müşavir, telefon ve internet sağlayıcısı.
• Posta: Hiçbir gönderi kaybolmasın diye posta yönlendirme (Nachsendeauftrag) başlatın.

Şirket türünüz için hangi bildirimlerin gerektiğini en iyi mali müşavirinizle veya Sanayi ve Ticaret Odası (IHK) ile netleştirin.

Eski mobilyaların atılması

Yeni ofise gitmeyecek eşyaları taşınmadan birkaç hafta önce ayırmanız en iyisidir.

Eski ofis mobilyalarını ve hacimli atıkları (Sperrmüll) taşınma sırasında götürürüz.

Önceden mobilyaların kiralık veya leasing olup olmadığını ve iade edilmesi gerekip gerekmediğini, iyi durumdaki parçaların satılıp bağışlanıp bağışlanamayacağını kontrol edin.

• Eski elektrikli cihazlar hacimli atığa değil, uygun bir toplama noktasına gider.
• Sabit diskleri ve diğer veri taşıyıcıları elden çıkarmadan önce uygun bir hizmet sağlayıcıya güvenli biçimde sildirin veya imha ettirin.
• Saklanmayacak evrakı, veri koruma kurallarına uygun imha hizmeti veren bir sağlayıcıya teslim edin.
• Yasal saklama sürelerini önceden mali müşavirinizle kontrol edin.

Çalışanlarla iletişim ve taşınma koordinatörü

Taşınmayı koordine edecek bir kişi belirleyin ve çalışanlarınızı tarih, süreç ve görevleri hakkında erkenden ve yazılı olarak bilgilendirin.

Taşınma koordinatörü bizim, bina yönetiminin ve BT'nin muhatabıdır. Yerleşim planını güncel tutar ve taşınma günü hızlı karar verir. Büyük firmalarda her bölüm için ek bir irtibat kişisi işi kolaylaştırır.

• Tarih, yeni adres, ulaşım ve yerleşim planını içeren bir bilgilendirme yazısı gönderin.
• Herkesin kendisinin neyi paketleyeceğini anlatın: masa, kişisel eşyalar, belgeler.
• Etiketlemeyi tek tip belirleyin: ad, bölüm, oda ve çalışma yeri numarası.
• İşçi temsilciliği (Betriebsrat) varsa onu erkenden sürece katın; hukuki soruları hukuk danışmanınızla netleştirin.

Ofis taşıma kontrol listesi

Bu kontrol listesi, ofis taşınmasının öncesinde, sırasında ve sonrasında yapılacak en önemli işleri özetler.

• Taşınma koordinatörü belirlendi, tarih netleşti
• Envanter çıkarıldı: mobilya, cihaz, dosya, kabin
• Yeni ofis için çalışma yeri numaralı yerleşim planı hazır
• Teklif alındı, kapsam (söküm ve kurulum, kabinler, eşya tahliyesi) belirlendi
• Bina yönetimleri bilgilendirildi, asansör ve araç girişi ayrıldı, park yasağı netleşti
• BT, internet ve telefon hizmet sağlayıcılarla planlandı, veri yedeği alındı
• Gizli evrak ayrı paketlendi, mühürlendi ve listelendi
• Çalışanlar, müşteriler ve tedarikçiler bilgilendirildi
• Adres resmî kurumlarda, internette ve basılı malzemede güncellendi
• Eski ofis boşaltıldı ve teslim edildi

Ofis taşırken sık yapılan hatalar

Ofis taşımasındaki sorunların çoğu taşınma gününde değil, geç başlanan planlamadan ve eksik iletişimden kaynaklanır.

• Geç başlamak: Bina yönetimi, BT firması ve telefon sağlayıcısındaki randevular o zaman çoğu kez dolmuş olur.
• Yerleşim planı olmaması: Numara olmadan mobilyalar ve koliler sonunda yanlış odada kalır.
• Belirsiz etiketleme: Kolinin üstündeki „ofis“ yazısı kimsenin işine yaramaz; oda ve çalışma yeri numarası yarar.
• BT'yi unutmak: Yeni adreste internet yoksa, mobilyalar kurulmuş olsa bile iş durur.
• Dosyaları açık paketlemek: Gizli belgeler gevşek değil, kapalı ve listelenmiş kolilerde olmalıdır.
• Ölçüleri kontrol etmemek: Büyük dolaplar veya kabin parçaları her asansöre ve kapıya sığmaz.