Firmenumzug in Berlin planen: Ablauf und Checkliste

Was beim Büroumzug zu beachten ist

Beim Büroumzug zählen vor allem ein früher Zeitplan, eine verantwortliche Person und eine klare Bestandsaufnahme dessen, was mitkommt.

Anders als beim Wohnungsumzug läuft während eines Firmenumzugs oft der Betrieb weiter. Kunden wollen erreichbar bleiben, Mitarbeitende brauchen ihre Arbeitsplätze, und Unterlagen dürfen nicht in falsche Hände geraten.

• Bestand: Welche Möbel, Geräte und Akten ziehen mit, was wird entsorgt, was bleibt?
• Neuer Standort: Raumplan mit Nummern für jeden Arbeitsplatz, Maße von Aufzug, Türen und Treppen.
• Zuständigkeiten: Wer entscheidet, wer packt, wer betreut IT und Telefon?
• Fristen: Mietvertrag, Rückgabe der alten Räume, Termine mit Hausverwaltung und Dienstleistern.
• Kommunikation: Mitarbeitende, Kunden und Lieferanten rechtzeitig informieren.

Zeitplan: Was Sie vor dem Firmenumzug erledigen

Für einen Büroumzug lohnt sich ein Vorlauf von etwa drei Monaten, damit Angebot, Hausverwaltung, IT und Mitarbeitende rechtzeitig eingebunden sind.

1. 13 Monate vorher: Umzugskoordination festlegen, Bestand aufnehmen, Angebote einholen, Raumplan für den neuen Standort erstellen.
2. 26 Wochen vorher: Termin fest vereinbaren, Hausverwaltungen informieren, IT- und Telefonumzug mit Ihren Dienstleistern abstimmen, Entsorgung alter Möbel planen.
3. 32 Wochen vorher: Kartons verteilen, Beschriftungssystem erklären, Aufzug und Zufahrt reservieren, Kunden und Lieferanten über die neue Adresse informieren.
4. 41 Woche vorher: Archiv und selten genutzte Akten packen, Datensicherung durchführen, Schlüssel und Zugangskarten für beide Gebäude klären.
5. 5Umzugstag: Ansprechperson vor Ort, Raumplan an jeder Tür; wir bauen ab, verladen, transportieren und bauen nach Plan wieder auf.
6. 6Danach: Arbeitsplätze prüfen, offene Punkte sammeln, Adressen überall ändern, alte Räume übergeben.

Bleibt nach Ihren Angaben etwas unklar, sehen wir uns die Räume vorab vor Ort an.

Vertrauliche Unterlagen und sensible Dokumente

Vertrauliche Akten packen und verschließen Sie am besten selbst, führen eine Liste dazu und halten fest, wer die Kartons wann übernimmt.

Personalakten, Verträge, Buchhaltung oder Patienten- und Mandantenunterlagen enthalten oft personenbezogene Daten. Für deren Schutz bleiben Sie als Unternehmen auch während des Umzugs verantwortlich (DSGVO). Klären Sie deshalb vorab mit Ihrer oder Ihrem Datenschutzbeauftragten, was nötig ist. Bewährt haben sich diese Vorkehrungen:

• Vertrauliches getrennt in eigene, deutlich gekennzeichnete Kartons packen, ohne Inhaltsangabe außen.
• Verschließbare oder versiegelbare Kartons bzw. Behälter verwenden und selbst verschließen.
• Eine Liste führen: Kartonnummer, Abteilung, Anzahl; beim Ausladen abhaken.
• Schlüssel, Zugangskarten und Schrankschlüssel kontrolliert ausgeben und zurücknehmen.
• Besonders Sensibles persönlich übergeben oder selbst transportieren.
• Vertrauliche Kartons nicht mit anderem Umzugsgut vermischen, sondern zusammen verladen.
• Sich schriftlich bestätigen lassen, welche Personen am Umzugstag vor Ort sind.

IT-Ausstattung und Arbeitsplätze

Stimmen Sie mit Ihrem IT-Dienstleister ab, wer Computer, Server und Netzwerktechnik abbaut, transportiert und wieder anschließt. Planen Sie auch die Reihenfolge der Einrichtung am neuen Standort frühzeitig.

Damit am ersten Tag im neuen Büro alles wieder läuft, helfen ein paar einfache Schritte, die Sie oder Ihre IT vorher erledigen:

• Eine vollständige Datensicherung anlegen und prüfen, ob sie sich zurückspielen lässt.
• Verkabelung an jedem Arbeitsplatz fotografieren, bevor etwas abgezogen wird.
• Geräte, Kabel und Netzteile mit der Nummer des Arbeitsplatzes beschriften und zusammen verpacken.
• Monitore und Laptops gepolstert in eigene Kartons, Kleinteile in beschriftete Beutel.
• Internetanschluss und Telefonie am neuen Standort früh beauftragen, damit sie zum Umzugstag bereitstehen.
• Für jeden Arbeitsplatz im Raumplan festhalten, welche Geräte dorthin gehören.

Büromöbel abbauen, transportieren, aufbauen

Wir bauen Schreibtische, Schränke und Regale ab, transportieren sie geschützt und bauen sie am neuen Standort nach Ihrem Raumplan wieder auf.

Den Ab- und Aufbau übernimmt unser festes Team, das auch den Transport fährt.

Damit jedes Möbelstück im richtigen Raum landet, arbeiten wir mit Ihrer Nummerierung: Was am alten Platz die Nummer 2.14 trägt, steht im neuen Büro dort, wo der Plan 2.14 vorsieht.

• Schränke und Rollcontainer vorher leeren; Schlüssel abziehen und beschriften.
• Möbel, die nicht mitkommen, deutlich markieren.
• Raumplan mit Arbeitsplatznummern an beide Standorte hängen.
• Lampen hängen wir ab und wieder auf und schließen sie steckerfertig an; feste Elektroanschlüsse übernimmt eine Elektrofachkraft.

Büro-, Besprechungs- und Telefonkabinen

Schallgedämmte Büro-, Besprechungs- und Telefonkabinen bauen wir ab, transportieren sie in Einzelteilen und bauen sie am neuen Standort wieder auf.

Kabinen bestehen aus schweren Wand-, Glas- und Deckenelementen, die gekennzeichnet, gepolstert und aufrecht verladen werden. Damit wir den Aufwand einschätzen können, brauchen wir Modell, Außenmaße, Fotos und möglichst die Montageanleitung. Prüfen Sie außerdem, ob Aufzug und Flure am neuen Standort für das größte Einzelteil reichen.

Abbau und Aufbau der Kabinen sind auch außerhalb der Geschäftszeiten möglich.

• Alles zum Ablauf: Büro- und Telefonkabinen umziehen.
• Zum Nachlesen: Ratgeber zum Kabinenumzug.

Betriebsunterbrechung gering halten

Die Unterbrechung bleibt kurz, wenn Sie den Umzug in Etappen planen, die wichtigsten Arbeitsplätze zuerst einrichten und Kunden vorab über die Umstellung informieren.

• Abteilungen nacheinander umziehen, statt alles an einem Tag zu bewegen.
• Archiv und selten genutzte Möbel vorab umziehen lassen.
• Telefonweiterleitung und Abwesenheitsnotiz für den Umzugszeitraum einrichten.
• Mit der IT ein Zeitfenster für die Umstellung festlegen und einen Notfallarbeitsplatz einplanen.
• Einen ruhigen Zeitraum im Geschäftsjahr wählen, etwa außerhalb von Abschluss- oder Messezeiten.

Den Termin für den Umzug stimmen wir bei der Anfrage mit Ihnen ab.

Für Büro-, Besprechungs- und Telefonkabinen gilt: Abbau und Aufbau sind auch außerhalb der Geschäftszeiten möglich.

Halteverbot, Zufahrt und Aufzug

Klären Sie früh mit beiden Hausverwaltungen Zufahrt, Ladezone und Aufzug, und prüfen Sie, ob vor den Gebäuden eine Halteverbotszone nötig ist.

In vielen Berliner Straßen findet der LKW sonst keinen Platz in der Nähe des Eingangs. Eine Halteverbotszone muss rechtzeitig beim zuständigen Bezirksamt beantragt werden; die Regeln unterscheiden sich je nach Bezirk.

Die Halteverbotszone gehört zu unseren Leistungen; wie sie im jeweiligen Bezirk beantragt wird, klären wir bei der Anfrage.

• Aufzug für den Umzugstag reservieren, Innenmaße und Traglast erfragen.
• Ladezone, Hofeinfahrt oder Tiefgarage und deren Durchfahrtshöhe klären.
• Böden, Wände und Aufzugskabine nach Vorgabe der Hausverwaltung schützen lassen.
• Zugangskarten und Schlüssel für beide Gebäude bereithalten.

Adressänderungen: wer informiert werden muss

Nach dem Firmenumzug muss die neue Anschrift überall erscheinen, wo Ihr Unternehmen offiziell oder für Kunden auffindbar ist.

• Behörden: Gewerbeummeldung beim Gewerbeamt, Finanzamt; eingetragene Firmen melden die neue Anschrift zum Handelsregister an.
• Online: Impressum der Website, Google-Unternehmensprofil, Branchenverzeichnisse, Social-Media-Profile.
• Drucksachen: Briefkopf, Visitenkarten, Rechnungsvorlagen, Stempel, E-Mail-Signaturen.
• Partner: Kunden, Lieferanten, Bank, Versicherungen, Steuerberatung, Telefon- und Internetanbieter.
• Post: Nachsendeauftrag einrichten, damit keine Sendung verloren geht.

Welche Meldungen für Ihre Rechtsform genau nötig sind, klären Sie am besten mit Ihrer Steuerberatung oder der IHK.

Alte Büromöbel entsorgen

Was nicht mit ins neue Büro soll, sortieren Sie am besten schon Wochen vor dem Umzug aus.

Alte Büromöbel und Sperrmüll nehmen wir beim Umzug mit.

Prüfen Sie vorher, ob Möbel geleast oder gemietet sind und zurückgegeben werden müssen, und ob sich gut erhaltene Stücke verkaufen oder spenden lassen.

• Elektroaltgeräte gehören nicht in den Sperrmüll, sondern zu einer geeigneten Annahmestelle.
• Lassen Sie Festplatten und andere Datenträger vor der Entsorgung durch einen geeigneten Fachbetrieb sicher löschen oder vernichten.
• Lassen Sie auszusondernde Akten von einem auf datenschutzgerechte Aktenvernichtung spezialisierten Dienstleister vernichten.
• Gesetzliche Aufbewahrungsfristen vorher mit der Steuerberatung prüfen.

Mitarbeitende informieren und den Umzug koordinieren

Benennen Sie eine Person, die den Umzug koordiniert, und informieren Sie Ihre Mitarbeitenden früh und schriftlich über Termin, Ablauf und ihre Aufgaben.

Die Umzugskoordination ist Ansprechperson für uns, die Hausverwaltung und die IT. Sie hält den Raumplan aktuell und entscheidet am Umzugstag schnell. In größeren Firmen hilft je Abteilung eine zusätzliche Kontaktperson.

• Ein Infoschreiben mit Termin, neuer Adresse, Anfahrt und Raumplan verschicken.
• Erklären, was jede Person selbst packt: Schreibtisch, persönliche Dinge, Unterlagen.
• Beschriftung einheitlich festlegen: Name, Abteilung, Raum- und Arbeitsplatznummer.
• Gibt es einen Betriebsrat, ihn frühzeitig einbeziehen; Rechtsfragen mit der Rechtsberatung klären.

Checkliste Büroumzug

Diese Checkliste fasst die wichtigsten Aufgaben vor, während und nach dem Firmenumzug zusammen.

• Umzugskoordination benannt, Termin festgelegt
• Bestandsliste erstellt: Möbel, Geräte, Akten, Kabinen
• Raumplan mit Arbeitsplatznummern für den neuen Standort
• Angebot eingeholt und Umfang (Ab- und Aufbau, Kabinen, Entsorgung) festgelegt
• Hausverwaltungen informiert, Aufzug und Zufahrt reserviert, Halteverbot geklärt
• IT, Internet und Telefonie mit den Dienstleistern abgestimmt, Datensicherung erledigt
• Vertrauliche Unterlagen getrennt gepackt, versiegelt und gelistet
• Mitarbeitende, Kunden und Lieferanten informiert
• Adressen bei Behörden, online und auf Drucksachen geändert
• Alte Räume geräumt und übergeben

Häufige Fehler beim Firmenumzug

Die meisten Probleme beim Büroumzug entstehen durch zu späte Planung und fehlende Absprachen, nicht am Umzugstag selbst.

• Zu spät anfangen: Termine bei Hausverwaltung, IT-Dienstleister und Telefonanbieter sind dann oft schon vergeben.
• Kein Raumplan: Ohne Nummern stehen Möbel und Kartons am Ende im falschen Raum.
• Ungenaue Beschriftung: „Büro“ auf einem Karton hilft niemandem; Raum- und Platznummer schon.
• IT vergessen: Fehlt der Internetanschluss am neuen Standort, steht der Betrieb trotz fertig aufgebauter Möbel still.
• Akten offen verpackt: Vertrauliches gehört in verschlossene, gelistete Kartons, nicht lose in Umzugskisten.
• Maße nicht geprüft: Große Schränke oder Kabinenteile passen nicht durch jeden Aufzug und jede Tür.